Nowe obowiązki z KSeF? Z GOksięgowością masz to z głowy
Spis treści
Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 roku zmienił w wielu firmach sposób wystawiania i obiegu faktur w firmach, a od 1 kwietnia obejmie już prawie wszystkich przedsiębiorców. Nowe terminy, formaty i procedury mogą wydawać się skomplikowane, ale nie musisz wdrażać ich samodzielnie. Usługa GOksięgowość w Banku BNP Paribas umożliwia kompleksową obsługę e-faktur — od wystawienia, przez wysyłkę do KSeF, po archiwizację. Możesz więc spokojnie skupić się na rozwoju swojej firmy, a my zadbamy o zgodność z przepisami. Sprawdź, jak to działa w praktyce!
Zmiana obiegu faktur
Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm zacznie wystawiać faktury wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur, zwany w skrócie KSeF. Zmiana dotyczy zarówno sprzedaży, jak i odbierania dokumentów, nadawania oraz kontroli uprawnień, a także obsługi korekt. Od tego momentu praca z fakturami będzie odbywać się według określonego harmonogramu i zasad technicznych, które regulują każdy etap obiegu dokumentu.
Krajowy System e-Faktur wprowadza jedną obowiązującą strukturę faktur oraz jeden kanał ich przekazywania do administracji skarbowej. System automatycznie nadaje każdej fakturze indywidualny numer identyfikacyjny (numer KSeF), który towarzyszy dokumentowi przez cały okres jego przechowywania.
Gdy tylko faktura trafi do systemu, staje się widoczna dla organów podatkowych. Od tej chwili nie można jej usunąć ani zmienić jej treści. Każdy błąd w danych wymaga wystawienia faktury korygującej, zgodnie z zasadami obowiązującymi w KSeF-ie oraz z zachowaniem pełnej historii zmian.
Kiedy Twoja firma musi przejść na KSeF?
Najwięksi przedsiębiorcy wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r. Od tego momentu również wszyscy podatnicy VAT, w tym mikroprzedsiębiorcy oraz podatnicy zwolnieni z VAT, odbierają faktury zakupowe przez ten system. Pozostali podatnicy będą musieli przesyłać faktury do KSeF-u od 1 kwietnia 2026 r.
Wyjątek stanowią najmniejsze firmy, u których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto. W ich przypadku obowiązek wystawiania faktur w KSEF-ie wchodzi od 1 stycznia 2027 r. lub wcześniej, po przekroczeniu limitu w danym miesiącu.
Jak system KSeF wpływa na codzienną pracę firmy?
KSeF zmienia głównie sposób wystawiania, odbierania i księgowania faktur w firmie. Jako przedsiębiorca masz stały dostęp do systemu i możesz w każdej chwili sprawdzić faktury wystawione przez Twoją firmę oraz dokumenty otrzymane od kontrahentów, korzystając z bezpłatnej Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów lub z programu księgowego zintegrowanego z KSeF-em (takiego jak GOksięgowość w Banku BNP Paribas). Dzięki temu obieg faktur staje się bardziej uporządkowany i cyfrowy, a bieżąca praca z dokumentami przenosi się z maili i papieru do jednego, centralnego systemu.
Sprawdź, jak działa KSEF i jaki ma wpływ na prowadzenie Twojej firmy.
Zarządzanie uprawnieniami i odpowiedzialność
Z KSeF korzystają nie tylko podatnicy. Dostęp mogą otrzymać biura rachunkowe, księgowe oraz inne osoby wskazane w odpowiednich zgłoszeniach.
Dostęp do systemu KSeF wymaga potwierdzenia tożsamości i nadania odpowiednich uprawnień w imieniu firmy, co odbywa się poprzez Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Przedsiębiorca oraz osoby przez niego wskazane, na przykład księgowa lub biuro rachunkowe, mogą logować się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu lub pieczęci kwalifikowanej. Możesz również nadać księgowej dostęp do programu do fakturowania takiego jak GOksięgowość i połączyć go z systemem rządowym tokenem lub certyfikatem.
Warto pamiętać, że jako przedsiębiorca odpowiadasz za to, kto i w jakim zakresie działa w Twoim imieniu. Błędy w nadaniu uprawnień mogą skutkować problemami przy wystawianiu dokumentów albo brakiem dostępu do faktur.
Wyłączenia i faktury z załącznikiem w KSeF
System KSeF nie obejmuje wszystkich transakcji. Ustawodawca przewidział liczne wyłączenia, m. in. dla określonych procedur szczególnych, sprzedaży na rzecz konsumentów czy wybranych usług dokumentowanych biletami. Nie trafiają do niego faktury pro forma, noty obciążeniowe ani noty uznaniowe, ponieważ nie stanowią formalnych dokumentów księgowych.
Od lutego 2026 roku przedsiębiorcy mogą przesyłać faktury z załącznikiem, o ile zgłoszą to w Urzędzie Skarbowym. Funkcja ta jest dedykowana dla wybranych branż, w tym dostawców mediów, usług telekomunikacyjnych i paliwowych. Załącznik jest częścią faktury i podlega tym samym zasadom, co dokument główny, przy czym ma formę dodatkowej sekcji danych w strukturze e-faktury, a nie osobnego pliku.
Po wysłaniu faktury do KSeF-u nie możesz jej usunąć ani anulować. W przypadku błędu wystawiasz fakturę korygującą, która w systemie jest powiązana z dokumentem pierwotnym poprzez numer KSeF. System przechowuje zarówno fakturę pierwotną, jak i wszystkie korekty (przez 10 lat), dzięki czemu widzisz historię dokumentu i możesz na bieżąco kontrolować poprawność faktur.
GOksięgowość – faktury i KSeF pod kontrolą
GOksięgowość ułatwi Ci wystawianie i odbieranie faktur, pełną integrację z KSeF a nawet umożliwi prowadzenie księgowości – wszystko w jednym, intuicyjnym panelu. Po wysłaniu dokumentów możesz śledzić ich status, dzięki czemu zawsze wiesz, które faktury dotarły do systemu KSeF. Co więcej fakturowanie w GOksięgowości jest zawsze za darmo – bez limitów, nawet po wejściu w życie systemu KSeF.
Nasza platforma obsługuje wysyłkę i odbiór faktur z KSEF-u bez dodatkowych narzędzi. Wystarczy wgrać swój certyfikat, a wysyłka faktury do KSeF-u to będzie dla Ciebie jedynie jeden guzik, natomiast faktury wystawione na Twój NIP automatycznie pobierzemy codziennie i wyślemy Ci powiadomienie jeśli pojawi się coś nowego. Podczas wystawiania faktury system sam uzupełnia dane Twojej firmy i kontrahenta, a także dokonuje kontroli poprawności, żeby uniknąć odrzucenia w KSeF-ie. Możliwy jest też podgląd każdej faktury przed wysyłką, co pomaga uniknąć błędów, korekt i związanych z nimi opóźnień. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym panelu, który działa zarówno na komputerze, jak i telefonie. Możesz więc kontrolować sprzedaż i koszty w każdej chwili i z dowolnego miejsca.
GOksięgowość wspiera również proces uwierzytelnienia w systemie KSeF, co zazwyczaj jest jednym z większych wyzwań technicznych dla przedsiębiorców. Jak to działa? Podłączasz swój certyfikat i ustalasz zakres uprawnień, a księgowość otrzymuje dostęp do dokumentów – bez konieczności przesyłania plików czy ręcznego eksportu danych.
Usługi księgowe dopasowane do nowych zasad
W GOksięgowości możesz również skorzystać z pełnego zakresu usług księgowych realizowanych przez wyspecjalizowanych księgowych CashDirector S.A. oraz z intuicyjnego systemu, który pomaga w codziennych czynnościach i umożliwia samodzielne księgowanie. Technologia OCR przyspiesza wprowadzanie faktur kosztowych, które nie trafiają jeszcze do KSeF-u, dzięki czemu pracujesz na aktualnych danych bez konieczności ręcznego przepisywania dokumentów.
Archiwum dokumentów działa online i jest dostępne przez całą dobę. Potrzebujesz konkretnej faktury z zeszłego roku? Znajdziesz ją w kilka sekund. Wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Bądź gotowy na KSeF z GOksięgowością!
GOksięgowość przenosi ciężar technicznych wymogów systemu KSeF na platformę i pozwala Ci skupić się na tym, co najważniejsze – prowadzeniu i rozwijaniu swojego biznesu. Nie musisz być ekspertem od XML-i, tokenów czy certyfikatów – zajmiemy się wszystkim, a Ty będziesz mieć pewność, że firma jest w pełni zgodna z przepisami.
Więcej informacji o integracji znajdziesz na stronie KSeF w GOksięgowości. Materiał wyjaśnia, jak działa KSeF, pokazuje krok po kroku wszystkie obowiązki podatnika i możliwości systemu.
Wybrane źródła
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/
