Przelew z konta firmowego na prywatne – co mówi prawo?

Przedsiębiorcy mają na głowie wiele spraw związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jednak to nie wszystko – muszą również doskonale znać się na przepisach prawa i regulacjach, które dotyczącą firm.

Wielu z nich zastanawia się nad tym, czy konto firmowe jest obowiązkowe i czy mogą dowolnie korzystać z pieniędzy, które się na nim znajdują. Również kwestia przelewów z konta firmowego na prywatne nie jest do końca zrozumiała, szczególnie dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem.

Przygotowaliśmy krótki poradnik, z którego dowiesz się:

• czy musisz założyć konto firmowe,
• dlaczego warto mieć konto firmowe,
• czy możesz wykonywać przelewy z konta firmowego na prywatne i odwrotnie,
• czy można płacić kartą firmową za prywatne zakupy.

Konto firmowe – czy jest obowiązkowe?

Zakładając działalność gospodarczą, liczymy na sukces i jesteśmy pełni zapału. Warto jednak wiedzieć, że prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością podejmowania wielu decyzji, a jedną z pierwszych jest założenie konta w celu rozliczania się z kontrahentami i urzędami (np. ZUS-em czy Urzędem Skarbowym). Czy musi to być konto firmowe? Wszystko zależy od banku oraz rodzaju prowadzonej działalności.

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, przepisy nie zobowiązują Cię do prowadzenia rachunku firmowego. Potrzebne Ci będzie jednak konto, którego będziesz używać do regulowania należności, i na które będą wpływać środki z wystawionych przez Ciebie faktur. I tu pamiętaj, że nie każdy bank pozwala na korzystanie z rachunku osobistego do celów firmowych. Przykładowo w Banku BNP Paribas konto osobiste służy wyłącznie do rozliczeń niezwiązanych z działalnością gospodarczą, dlatego nie można wykorzystywać go do celów firmowych. Zasady mogą różnić się w zależności od danej instytucji, dlatego warto zapoznać się z umową dotyczącą danego rachunku.

W przypadku JDG warto mieć konto firmowe. Dzięki niemu łatwo rozróżnisz transakcje biznesowe od wydatków i wpływów prywatnych. W ten sposób łatwiej będzie Ci rozliczać się z Urzędem Skarbowym, ustalać wysokość składki zdrowotnej i panować nad budżetem.

Prowadzenie JDG bez konta firmowego jest wyjątkiem. W przypadku innych form działalności tj. spółki z o.o., cywilne, akcyjne, jawne rachunek firmowy założenie rachunku firmowego jest obowiązkowe.

Niezależnie od rodzaju działalności gospodarczej warto mieć dwa konta, jedno z nich powinno służyć do celów prywatnych, a drugie do rozliczeń firmowych.

Czy można przelać środki z konta firmowego na prywatne?

Przedsiębiorcy, którzy założyli konto firmowe, często zadają pytanie, czy możliwe jest wykonywanie przelewów z konta firmowego na prywatne.  Również w tym przypadku ustawodawca założył rozróżnienie między JDG a pozostałymi formami działalności gospodarczej.

Jeśli prowadzisz firmę, jako osoba fizyczna nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś przelewał/a pieniądze z konta firmowego na prywatne.

Każda inna forma prawna przedsiębiorstwa wyklucza jednak taką możliwość. Zarówno spółki kapitałowe, jak i osobowe nie mogą dowolnie przelewać środków z konta firmowego na prywatne. Przelew z konta spółki na prywatne może wynikać jedynie:

• z wypłaty wynagrodzenia,
• z wypłaty dywidendy,
• opłaty za czynsz,
• zapłaty z wystawioną fakturę.

Należy wtedy pamiętać o wpisaniu odpowiedniego tytułu takiego przelewu, żeby nie budził żadnych wątpliwości.

Przelew z konta osobistego na firmowe

Przyjrzyjmy się teraz odwrotnej sytuacji i sprawdźmy, czy wpłata na konto firmowe z konta prywatnego jest zgodna z prawem.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą JDG, mogą wpłacać dowolne kwoty z konta prywatnego na firmowe. Możliwa jest też wpłata własna na konto firmowe, np. we wpłatomacie. Konto osobiste w wielu przypadkach może też służyć do opłacania firmowych rachunków i faktur.

W przypadku spółek nie można przeprowadzać tego typu transakcji z jednym wyjątkiem. Jeżeli pożyczyłeś/aś pieniądze od spółki, to zwrot pożyczki jest możliwy z rachunku osobistego.

Jak widzisz prawo dopuszcza w niektórych przypadkach wykonywanie przelewów z konta prywatnego na firmowe, czy na odwrót. Jednak nie zawsze jest to korzystna sytuacja. W trakcie kontroli Urzędu Skarbowego będziesz musiał uzasadnić np. transakcje prywatne na rachunku firmowym, czy udostępnić operacje na koncie osobistym.  Możesz też mieć problem z rozdzieleniem majątku osobistego i firmowego, co utrudni Ci planowanie budżetu.

Czy można płacić z konta firmowego za zakupy?

Polskie prawo daje pełną dowolność w używaniu konta firmowego przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Mogą one opłacać z tego konta prywatne rachunki, płacić za zakupy, rozrywkę, wyjazdy itd. Należy jednak uwzględnić to, że prywatnych wydatków nie wlicza się do kosztów uzyskania przychodu.   

Z kolei konta firmowe spółek nie mogą w żadnym wypadku służyć do regulowania prywatnych rachunków. Niedopuszczalne jest również używanie karty do konta firmowego do płacenia za osobiste zakupy.

Jednak ustawodawca przewidział kilka wyjątków. Możesz użyć pieniędzy do uregulowania prywatnych zakupów, jeśli:

1. Jesteś wspólnikiem spółki będącej właścicielem rachunku, a pieniądze z konta firmowego pobierasz w formie zaliczki na poczet zysku lub jako wypłatę zysku.
2. Jesteś udziałowcem i pobierasz pieniądze w formie odsetek od kapitału udziałowego.
3. Traktujesz środki na zakupy jako pożyczkę.

Każda z tych sytuacji musi być dokładnie udokumentowana i uzasadniona.

Dlaczego warto mieć konto firmowe – poznaj najważniejsze zalety

Jesteś początkującym przedsiębiorcą i nie wiesz jak założyć konto firmowe? A może szukasz innych rozwiązań? Poznaj zalety konta firmowego i dowiedz się, jak wybrać rachunek firmowy.

Zacznijmy od tego, że warto mieć konto firmowe i prywatne, z których będziesz osobno obsługiwać transakcje związane z prowadzeniem działalności i transakcje osobiste. W ten sposób skuteczniej będziesz planować budżet firmowy i prywatny oraz kontrolować wydatki. Nie pomieszasz kosztów życia z kosztami związanymi z prowadzeniem działalności. Twoje finanse będą bardziej uporządkowane i przejrzyste.

Bank, w którym prowadzisz konto firmowe, może też zaproponować specjalne finansowanie na rozwój działalności oraz dostęp do innych produktów dedykowanych dla przedsiębiorstw, jak np. terminal.

Jak zatem wybrać najlepsze konto firmowe dla siebie? Przygotuj krótkie zestawienie swoich potrzeb, zastanów się też jakich obrotów się spodziewasz lub czy potrzebujesz linii kredytowej Zwróć uwagę na opłaty do konta i sprawdź, czy przelewy do ZUS-u i US-u są darmowe. Ważne są też dodatkowe usługi w ramach konta, jak np. księgowość.

Konto firmowe to ważne narzędzie, które pomoże Ci w prowadzeniu działalności. Pozwala też na trzymanie swoich finansów w ryzach i planowaniu budżetu firmowego.

Źródła:

Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646).