Czym jest KYC i z czego wynika?
KYC (Know Your Customer – Poznaj Swojego Klienta) to informacje o Tobie i Twojej firmie. To proces stosowany przez banki i instytucje finansowe wobec klientów, aby sprawdzić ich wiarygodność i ocenić ryzyko.
W ramach procesu KYC bank, na podstawie przepisów prawa, ma obowiązek weryfikować między innymi:
- tożsamość Klientów,
- źródła pochodzenia środków,
- transakcje pod kątem podejrzanej aktywności finansowej.
Dlatego, aby móc prawidłowo przeprowadzić proces KYC poprosimy Cię o dokumenty i informacje na temat Twojej firmy i osób z nią powiązanych. Możemy to zrobić, gdy otwierasz konta oraz okresowo, gdy jesteś już naszym Klientem.
Procedura KYC wynika z przepisów prawa, a konkretnie z Ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Terminy i słownictwo związane z KYC
To zestaw procedur, regulacji i działań, które mają na celu przeciwdziałać praniu pieniędzy. Jako bank mamy obowiązek przestrzegać tych przepisów i wprowadzać niezbędne działania, żeby zapobiec praniu pieniędzy. W Polsce kwestie AML reguluje „Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”.
CRS to standard automatycznej wymiany informacji w zakresie opodatkowania, który wymaga zgłaszania i gromadzenie informacji o rezydencji podatkowej klientów. CRS obowiązuje instytucje finansowe na całym świecie i ma na celu ochronę integralności systemów podatkowych i walkę z unikaniem opodatkowania. W Polsce kwestie CRS reguluje „Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami”.
Amerykańska regulacja FATCA nakłada na zagraniczne (nieamerykańskie) instytucje finansowe, w tym na polskie banki, obowiązek przekazywania lokalnym władzom podatkowym informacji o rachunkach prowadzonych dla podatników USA. W Polsce kwestie FATCA reguluje „Ustawa z dnia 9 października 2015 r. o wykonywaniu Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA” oraz „Umowa między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA, oraz towarzyszące Uzgodnienia Końcowe, podpisane w Warszawie dnia 7 października 2014 r.”.
Osoba fizyczna, która zajmuje znaczące stanowisko publiczne lub pełni znaczącą funkcję publiczną – nie dotyczy stanowisk średniego i niższego szczebla.
Członkowie rodziny PEP to:
- małżonek lub osoba, która pozostaje w związku nieformalnym z osobą PEP
- dziecko osoby PEP i jego małżonek lub
- dziecko osoby PEP i osoby pozostającej we wspólnym pożyciu
- rodzice osoby PEP
Bliscy współpracownicy osoby PEP to:
- osoby fizyczne, które razem z osobą PEP są beneficjentami rzeczywistymi:
- osób prawnych
- jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub
- trustów
- osoby fizyczne, które utrzymują z osobą PEP inne bliskie relacje związane z prowadzoną działalnością gospodarczą
- osoby fizyczne, które są jedynym beneficjentem rzeczywistym:
- osób prawnych,
- jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub
- trustów,
utworzonych, aby osoba PEP mogła uzyskać faktyczną korzyść
To dokument urzędowy, który potwierdza tożsamość, np. dowód osobisty, paszport, karta pobytu. W uzasadnionych przypadkach jest to również - dla osób małoletnich - odpis aktu urodzenia.
To aktywność dzięki której, w ramach firmy na rachunkach bankowych zostały zgromadzone środki np. wpływy od kontrahentów/ dotacje.
To aktywności lub zdarzenia z przeszłości lub obecne, dzięki którym masz zgromadzony majątek. Może to być na przykład: spadek, sprzedaż nieruchomości, wynagrodzenie lub dochody z działalności gospodarczej.
Jako bank musimy mieć aktualne informacje o naszych Klientach
Działamy na sprawdzonych procedurach i standardach - wiele informacji pozyskujemy bez angażowania naszych Klientów. Jeśli pewnych informacji nie uda nam się zdobyć – poprosimy Cię o ich uzupełnienie.
W trakcie procesu KYC dla Klienta firmowego:
- potwierdzamy dane rejestrowe firmy oraz cel relacji,
- analizujemy działalność firmy, aby zrozumieć czy zakres i charakter działalności nie naraża nas na ryzyko wykorzystywania naszych produktów i usług w sposób niezgodny z prawem,
- pytamy o dane reprezentantów firmy oraz pozostałych osób z nią powiązanych, a także potwierdzamy tożsamość reprezentantów,
- ustalamy strukturę właścicielską Twojej firmy,
- pytamy o dane dotyczące rezydencji i statusu podatkowego i pobieramy niezbędne oświadczenia FATCA oraz CRS, które później weryfikujemy,
- weryfikujemy źródło pochodzenia pieniędzy w Twojej firmie żeby potwierdzić brak niezgodności,
- pytamy o partnerów biznesowych, aby potwierdzić czy relacje te nie naruszają sankcji międzynarodowych i krajowych,
- w niektórych przypadkach prosimy też o oświadczenia majątkowe dot. osób, które są powiązane z firmą.
Realizujemy to zgodnie z ustalonymi standardami i tym samym:
- zapobiegamy nadużyciom, które mogą być niebezpieczne dla finansów wszystkich Klientów,
- zachowujemy najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności podczas zbierania i przechowywania informacji o Klientach.
Jeśli dane Twojej firmy w naszym banku uległy zmianie, nie czekaj, zaktualizuj je jak najszybciej.
OKRESOWY PRZEGLĄD DANYCH
Jeśli korzystasz z bankowości GOonline lub aplikacji GOmobile, możesz zweryfikować aktualność danych swojej firmy.
- Zaloguj się do bankowości GOonline lub aplikacji GOmobile i wybierz profil firmowy - cyklicznie będziemy wyświetlać dodatkowy ekran z danymi Twojej firmy z prośbą o potwierdzenie, czy podane dane są aktualne.
- Na dodatkowym ekranie zobaczysz m.in.: nazwę firmy, formę organizacyjną, adres siedziby lub prowadzenia działalności, NIP lub numer z innego rejestru oraz imiona i nazwiska osób reprezentujących i beneficjentów rzeczywistych.
- Sprawdź dane Twojej firmy i potwierdź ich aktualność.
- Jeśli dane firmy wymagają aktualizacji, możesz to zrobić w centrum Klienta (centrum Wealth Management, jeśli jesteś Klientem firmowym Wealth Management).
- Zaktualizuj dane firmy tak szybko, jak to możliwe, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od kliknięcia w przycisk na ekranie „Dane są nieaktualne”. Jeśli dane nie zostaną zaktualizowane, ograniczymy dostęp do wykonywania transakcji w GOonline i GOmobile dla firmy.
Informacje o aktualizacji będziemy wyświetlać cyklicznie, jednak nie częściej niż raz w roku, od momentu ostatniej aktualizacji danych lub ostatniej weryfikacji.
Aktualizacja danych w aplikacji GOmobile
Jeśli korzystasz z bankowości GOonline Biznes otrzymasz od nas wiadomość z prośbą o weryfikację aktualności danych firmy.
Jak odczytać wiadomość?
- Zaloguj się do bankowości GOonline Biznes i przejdź do modułu Wiadomości.
- Raz na 6 miesięcy znajdziesz wiadomość przypominającą o obowiązku aktualizacji danych Twojej firmy.
- Jeśli dane firmy wymagają aktualizacji, możesz to zrobić w centrum Klienta (centrum Wealth Management, jeśli jesteś Klientem firmowym Wealth Management).
Najczęściej zadawane pytania
Jako bank mamy obowiązek posiadać aktualne informacje o naszych Klientach. Dlatego też potrzebujemy potwierdzić Twoją tożsamość na podstawie aktualnych dokumentów. Działamy zgodnie z przepisami, które dotyczą przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Prosimy o jak najszybszą aktualizacje danych. Informujemy Cię o takiej konieczności zazwyczaj z dużym wyprzedzeniem.
Jeśli nie dostarczysz nam aktualnych dokumentów i informacji, wtedy będziemy musieli zastosować restrykcje wynikające z obowiązujących przepisów prawa np. ograniczymy dostęp do usług, a ostatecznie możemy nawet rozwiązać umowę.
Informacje, o które prosimy, nie naruszają RODO ani tajemnicy handlowej i służą nam jedynie do oceny ryzyka. Przetwarzamy je i przechowujemy zgodnie z prawem, a dostęp do nich jest ograniczony.
Podstawowym aktem prawnym w tym obszarze jest „Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu” (t.j. Dz. U. 2023 poz. 1124 z późn. zm.).